Зачем бизнесу нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот предполагает возможность передачи от одной организации другой файлов, подписанных с помощью электронной подписи. Сервис, через который происходит обмен такими документами, называют электронным документооборотом – ЭДО. Электронный документооборот позволяет обойтись без бумажных документов. Он необходим организациям, работа которых предполагает наличие большого количества бумаг. Кроме того, оператор ЭДО обеспечивает абсолютную безопасность пересылки, в отличие от обычной электронной почты.

ВИДЫ ЭДО

ЭДО может быть внешним, внутренним или предназначенным для обмена документами с госорганами.

● внешний – между организациями и контрагентами.

● внутренний – внутри организации.

● с госорганами – с ФНС, ПФР и другими организациями.

Преимущества

● Уменьшение расходов, которых требует печать бумаг и организация их хранения

● Экономия времени: процесс формирования и отправки документов занимает всего несколько минут.

● Безопасность: хранение информации без утечек.

● Отправитель может легко проконтролировать статус документа.

● ЭДО может быть интегрирован с системами бухучета, что еще больше упростит его использование.

● Возможность работы с любыми маркированными товарами.

Кроме того, электронный документооборот не требует оборудования отдельного помещения для хранения архива: все документы бессрочно хранятся в электронном архиве.

Схема работы ЭДО

Независимо от размера бизнеса и объема документооборота, его алгоритм будет следующим:

1. Отправитель формирует документ, подписывает его с помощью ЭП и отправляет через систему.

2. Контрагент, получив документ, утверждает либо отклоняет его.

3. Отправитель получает документ, подписанный контрагентом.